XXI Międzynarodowy Bieg Uliczny „O Sztachetkę” – Płoty 2018 – Zapytanie Ofertowe

Zapraszamy do złożenia ofert na wynajem placu pod stoiska handlowe i wystawiennicze podczas XXI Biegu Ulicznego ”O Sztachetkę – Płoty 2108”

w dniu 15.09.2018r w Płotach

w godzinach od 07.00 do 17.15

 

 

Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury i Sportu w Płotach Hala Sportowo – Widowiskowa REGA ARENA, Organizator XXI Biegu Ulicznego ”O Sztachetkę – Płoty 2018”, który odbędzie się 15 września 2018 r. w Płotach informuje, że przyjmuje zgłoszenia osób chcących wystawić stoiska handlowe podczas w/w Wydarzenia do 7 września 2018 r.

Zgłoszenia należy przesyłać drogą elektroniczną na adres inwestycje@ploty.pl lub drogą pocztową na adres: Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury i Sportu Hala Sportowo – Widowiskowa REGA ARENA w Płotach  ul.Koszalińska 2a, 72 – 310 Płoty.

 

REGULAMIN STANOWISK WYSTAWIENNICZYCH

 

Postanowienia ogólne

1.W czasie trwania imprezy prowadzenie wszelkiej działalności handlowo – usługowo – rozrywkowej na terenie Wydarzenia jest możliwe tylko po uzyskaniu zgody Organizatora, w wyznaczonych do tego celu miejscach i godzinach oraz na warunkach określonych Regulaminem.

2.Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury i Sportu HALA Sportowo -Widowiskowa w Płotach zastrzega sobie prawo wyboru oferty na wyłączność na wybrane usługi i produkty w szczególności: na gastronomię, na atrakcje dla dzieci itp.

3.Przy wyborze oferty na wyłączność brana jest pod uwagę: oferowana kwota, wyposażenie stoiska, atrakcyjność asortymentu.

 

Zgłoszenia i warunki uczestnictwa dla wystawców

1.Zgłoszenie uczestnictwa w Wydarzeniu odbywa się poprzez wypełnienie Formularza zgłoszeniowego.

2.Karty zgłoszeniowe należy odebrać w sekretariacie Hali Widowiskowo – Sportowej REGA ARENA w Płotach.

3.Wypełniony i podpisany Formularz powinien zostać wysłany na adres mailowy Organizatora lub dostarczony osobiście do dnia 7 września 2018r.

4.Wystawca zobowiązany jest do posiadania własnych stolików, stojaków, namiotów i innych niezbędnych rzeczy do ekspozycji towaru.

5.Wystawca powinien posiadać wszelkie niezbędne pozwolenia do prowadzenia działalności gospodarczej.

6.Organizator wskazuje lokalizację stoisk na terenie w/w Wydarzenia. Samowolne ustawianie stoisk jest zabronione.

7.Wjazd na wyznaczony teren w dniu 15.09.2018 r. odbędzie się od godz. 06.00.

8.Wnioskujący wystawcy o wyborze zostaną poinformowani drogą telefoniczną lub elektroniczną.

9.Stawka za wynajem placu pod stoisko ustalana jest przez Organizatora, w zależności od asortymentu oraz wielkości stoiska

10.Warunkiem uczestnictwa w Wydarzeniu jest uiszczenie opłaty za wynajem placu pod stoisko handlowe uzgodnionej z Organizatorem na wskazany numer rachunku bankowego Organizatora lub gotówką w kasie Hali Sportowo – Widowiskowej REGA ARENA w Płotach ul.Koszalińska 2a do dnia 10 września 2018r

11.Opłaty za prowadzenie działalności reklamowej, marketingowej, informacyjnej uzależnione są od charakteru i sposobu takiej działalności i określane indywidualnie po wcześniejszym uzgodnieniu z Organizatorem

12.Wystawca powinien w dniu Wydarzenia zgłosić się do Organizatora i okazać dowód wpłaty należnej za stoisko.

13.Organizator zapewnia dostęp do prądu zgodnie z zapotrzebowaniem zgłoszonym w Formularzu.

14.Organizator ma prawo do wydania decyzji odmownej w sprawie przydziału stoiska bez podania przyczyny

15.Wystawcę, który zrezygnuje z wynajmu placu pod stoisko, obowiązuje poinformowanie Organizatora o tym fakcie do dnia 12 września 2018r. Uiszczona opłata nie podlega zwrotowi.

16.Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu.

17.Zastrzegamy, że zgłoszenie nie jest równoznaczne z zapewnieniem przez Organizatora udziału w Wydarzeniu.

18.Z wybranymi Wystawcami zostaną zawarte stosowne umowy

19.O wyborze ofert nie decyduje kolejność zgłoszeń.

 

Odpowiedzialność Wystawców

1. Wystawca zobowiązany jest posiadać wszystkie potrzebne zezwolenia na prowadzenie przedmiotowej działalności.

2. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania wymiarów stoiska deklarowanych w Formularzu Zgłoszeniowym.

3. Montaż i demontaż ekspozycji na stoisku, wszelkie dodatkowe instalacje uzgodnione uprzednio z Organizatorem, Wystawca wykonuje na stoisku we własnym zakresie i na własny koszt.

4. Montaż oraz demontaż stoisk może nastąpić tylko w wyznaczonych przez Organizatora dniach i godzinach.

5. Wystawca jest zobowiązany do estetycznego utrzymania wyglądu stoiska i zapleczoraz uprzątnięcia stoiska po zakończeniu Wydarzenia. W przypadku nieuprzątnięcia stoiska po zakończeniu Wydarzenia przez Wystawcę zostanie ono uprzątnięte na koszt i ryzyko Wystawcy.

6. Sposób użytkowania stoiska musi być zgodny z obowiązującymi przepisami i nie może stwarzać zagrożenia dla osób lub mienia oraz nie może utrudniać użytkowania stanowisk przez innych Wystawców.
7. Dojazd samochodem do stoiska w celu załadunku i wyładunku oraz transport przedmiotów o dużych rozmiarach możliwy jest wyłącznie poza godzinami trwania Wydarzenia.

8. Obowiązuje całkowity zakaz parkowania pojazdów na terenie Wydarzenia.
9. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu odwołania, częściowego zamknięcia lub czasowego skrócenia terminu odbywania się Wydarzenia wynikających z przyczyn niezależnych od Organizatora. W tym przypadku nie przysługuje zwrot lub zmniejszenie wniesionej uprzednio opłaty.
10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za straty powstałe na skutek zdarzeń losowych ( np. kradzieże), za uszkodzenia produktów powstałe w wyniku przerwy w dostawie energii elektrycznej, ekstremalnych warunków atmosferycznych, za awarię zaistniałą w obrębie instalacji elektrycznej stoisk wystawienniczych Wystawców.
11. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
12. Osoby nieprzestrzegające niniejszego Regulaminu lub naruszające Regulamin zostaną poproszone o opuszczenie Imprezy.

 

ZAPYTANIE OFERTOWE (w formacie .PDF)